Quelles solutions pour travailler à distance avec ses collègues de manière collaborative ? Les espaces collaboratifs sur Ernest semblent apporter des solutions, au vu de la hausse des demandes.
Depuis le début du confinement, les demandes d’ouvertures d’espaces collaboratifs sont en nette progression sur Ernest. Sur la première semaine de confinement, quatorze espaces ont été ouverts, dont neuf le lundi 16 mars. En comparaison, la semaine précédente, seuls six espaces avaient été ouverts.
Une situation qui a poussé l’Institut de développement et d’innovation pédagogiques (Idip) à ouvrir quatre espaces pour faciliter le travail à distance et garder le contact. Charlotte Weber, chargée de communication, détaille : « Nous utilisons le fil des discussions pour prendre des nouvelles, poster des petits commentaires informels, raconter nos anecdotes de télétravail ».
Mieux organiser les informations
Agathe Chouippe, maître de conférences, motive sa demande d’espace projet en expliquant : « L'utilisation d'un espace collaboratif nous apparaît aujourd'hui encore plus nécessaire, afin d'améliorer la qualité de nos échanges. Depuis le début du confinement, nous recevons plus de mails qu'en temps normal. Il devient alors difficile de retrouver des informations dans les différents fils de mails. L'espace collaboratif nous parait plus intéressant pour permettre de mieux organiser les différentes informations.»
Un point de vue partagé par Emmanuelle Gemmrich. « Le contexte actuel montre bien combien l’utilisation de ces espaces collaboratifs est intéressant quand les effectifs du service sont dispersés, et que l’on doit repenser ensemble notre fonctionnement pour plusieurs semaines, complète la chargée de communication au Service des bibliothèques. C’est un peu déstabilisant, car c’est arrivé de façon soudaine, mais le fait de pouvoir compter sur des outils permettant de faciliter les échanges et de rendre le travail plus fluide est rassurant et structurant. » Animatrice de quatre espaces collaboratifs depuis le mois de septembre, elle ajoute : « Les espaces collaboratifs sont faciles à organiser, à personnaliser, et peuvent s’adapter à tous nos besoins, que ce soit l’élaboration et le suivi de réalisation d’un journal interne, ou l’organisation d’un projet étape par étape. »
Les espaces demandés sont majoritairement de type entités. Suivent les espaces de type projet et réseau.
Palette d'outils
Marie Lanery, animatrice de l’espace Réseau des spécialistes Moodle, détaille l’utilisation et l’intérêt de son espace. « Durant cette période de confinement, il est très utile pour adresser des questions au groupe, s'apporter mutuellement des réponses et de bons conseils. Dès que l'un de nous a connaissance d'une information qu'il estime utile à nos missions communes, il la partage via l'espace collaboratif. » Un espace ouvert en septembre 2019, dont l’activité s'est nettement intensifiée ces dix derniers jours, selon l’animatrice, en particulier la fonction « Conversations », avec les commentaires associés.
Sur Ernest, ces espaces prennent la forme d'espaces publics, privés ou secrets, ouverts sous l'impulsion d'un ou de plusieurs membres de l'Université de Strasbourg. Chacun peut en faire la demande, validée par l’équipe projet. Dans chaque espace, Ernest propose une quinzaine de services et outils (annuaire, blog, wiki, partage de documents, gestion de tâches, etc.) pour permettre aux membres de l'espace collaboratif de travailler efficacement et d’avoir un espace modulé selon leurs besoins.
Pour accompagner au mieux ces demandes, l’équipe projet Ernest anime un espace collaboratif à destination des animateurs d’espaces collaboratifs. Ce nouvel espace, Le labo des contributeurs, propose de nombreux guides détaillant les fonctionnalités des espaces collaboratifs et un espace de conversations pour aider au mieux les animateurs.
Annalena Meyer-Freund
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